Online-Krankschreibungen: Was gibt es zu beachten?

Was unterscheiden Krankmeldung und Krankschreibung?

Wenn Arbeitnehmer ihren vertraglichen Pflichten aufgrund einer Erkrankung nicht nachkommen können, haben sie eine Anzeige- und Nachweispflicht:

• Anzeigepflicht

Beschäftigte müssen sich bei ihren Arbeitgebern melden, wenn sie nicht zur Arbeit erscheinen können. Die Nachricht hat unverzüglich zu erfolgen, und zwar telefonisch, mündlich, per SMS, E-Mail oder durch Dritte, sofern der Arbeitgeber keine bestimmte Vorgehensweise festgelegt hat. Die Art der Erkrankung muss dabei nicht genannt werden.

• Nachweispflicht

Die Krankschreibung, d. h. die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, besser bekannt als „gelber Schein“ oder „Attest“, muss spätestens ab dem 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit vorliegen (§ 5 EZFG).Der Arbeitgeber ist jedoch berechtigt, bereits ab dem 1. Tag ein Attest zu verlangen.

Tipp: Meldet sich ein Elternteil arbeitsunfähig, weil ein Kind krank ist, muss die Betreuung notwendig und nicht durch Dritte möglich sein. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall eine Bescheinigung des Kinderarztes verlangen.

Für wen und wie lange gelten Online-Krankschreibungen?

Viele Arbeitnehmer kennen noch die Pflicht, einen Arzt aufzusuchen, der ihre Erkrankung bestätigt. Das änderte sich vorübergehend während der Corona-Pandemie für Patienten mit Atemwegserkrankungen. Sie durften sich telefonisch krankschreiben lassen oder das Angebot von Videosprechstunden wahrnehmen.

Diese Möglichkeiten bestehen seit dem 07.12.2023 dauerhaft, d. h. die telefonische oder videounterstützte Krankschreibung ist für gesetzlich Versicherte bei Krankheiten ohne schwere Symptome möglich, z. B. bei Erkältungskrankheiten. Wenn der Arzt am Telefon oder per Video keine Diagnose stellen kann oder es sich um schwere Erkrankungen handelt, kommt der Patient jedoch nicht um einen Arztbesuch herum.

Telefonische Online-Krankschreibung:

• Patienten müssen während der letzten zwei Jahre die Arztpraxis mindestens einmal aufgesucht haben.
• Wer im aktuellen Quartal seine Gesundheitskarte in der Praxis hat einlesen lassen, muss sich nur noch am Telefon authentifizieren.
• Die Maximaldauer der telefonischen Krankschreibung beträgt fünf Kalendertage. Bei längerer Arbeitsunfähigkeit ist ein Arztbesuch erforderlich.
• Erfolgte die Erstdiagnose in der Praxis, kann die Folgebescheinigung telefonisch ausgestellt werden.
• Ein Anspruch auf telefonische Krankschreibung besteht nicht.

Videounterstützte Online-Krankschreibung:

• Patienten, die bereits in einer Arztpraxis behandelt wurden, können ihren Arzt auch per Video „aufsuchen“.
• Die Maximaldauer der Erstbescheinigung per Video beträgt sieben Kalendertage.
• Folgebescheinigungen dürfen nur nach einem Besuch in der Arztpraxis ausgestellt werden.
• Neue Patienten können lediglich für bis zu drei Tage eine Krankschreibung im Rahmen einer Videosprechstunde erhalten.
• Es besteht kein Anspruch auf eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Video.

Online-Krankschreibung wegen eines erkrankten Kindes:

• Erziehungsberechtigte können ein Kind unter 12 Jahren (gilt nicht für Kinder mit Behinderungen) per Telefon oder Video krankschreiben lassen. Voraussetzung ist, dass es in der Arztpraxis bekannt ist und nur leichte Krankheitssymptome zeigt.
• Die Maximaldauer der Online-Krankschreibung (5 bzw. 7 Tage) gilt auch bei Kindern.
• Die Krankschreibung wird elektronisch an die Krankenkasse übermittelt und dient auch zur Ermittlung des Kinderkrankengelds.
• Muss das Kind von einem Elternteil betreut werden, erfolgt die Krankschreibung gegenüber dem Arbeitgeber weiterhin in Papierform.
• Es besteht kein Anspruch auf die Krankschreibung per Telefon oder Video.

eAU — der „gelbe Schein“ hat ausgedient

Patienten bekamen bis Ende 2022 nach der ärztlichen Untersuchung je eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die gesetzliche Krankenkasse, den Arbeitgeber und den Eigenbedarf. Die Ausfertigungen für den Arbeitgeber und die Krankenkasse mussten dann verschickt oder übergeben werden.

Dieser Ablauf ist seit 01.01.2023 Vergangenheit. Seitdem gibt es in Deutschland die eAU, mit der die Ausstellung und Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digitalisiert wurde.

• Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) gilt für gesetzlich Versicherte. Sie erhalten vom Arzt nur noch einen Papierausdruck für ihre Unterlagen.
• Der behandelnde Arzt übermittelt die eAU an die zuständige gesetzliche Krankenkasse.
• Eine Weitergabe des Attests an die Arbeitgeber ist nicht mehr notwendig, da sie ab dem Folgetag der Krankschreibung eine eAU bei der Krankenkasse abrufen können.

Diese enthält:

• Namen der versicherten Person
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung

Wichtig: Minijobber in Privathaushaltenbenötigen weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform.

Können auch Privatversicherte die eAU nutzen?

Für privatversicherte Patienten und Beihilfeberechtigte behält die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier weiterhin ihre Gültigkeit. Sie müssen die ausgedruckte Krankschreibung wie gewohnt an ihren Arbeitgeber und die Krankenversicherung oder Beihilfestelle schicken.

Was tun, wenn die Übertragung der eAU nicht möglich ist?

Die Übermittlung an die Arbeitgeber erfolgt verschlüsselt und abgesichert. Dazu werden die Daten in der Arztpraxis in einer abgesicherten Praxis-Software gespeichert. Krankenkassen arbeiten mit speziellen Kommunikationsservern.

Bei technischen Problemen erhält der Patient einen Papierausdruck, den er an die Krankenkasse schicken muss. Mittels eines aufgedruckten Barcodes können die Daten später von der Kasse digitalisiert und an den Arbeitgeber übermittelt werden.

Die Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, den elektronischen Abruf der eAU im eigenen Betrieb oder über Dienstleister sicherzustellen. Erforderlich ist dazu eine entsprechende Schnittstelle in der Abrechnungssoftware.

Wichtig: Zum elektronischen Abruf berechtigt sind nur Arbeitgeber von Arbeitnehmern, die sich bereits arbeitsunfähig gemeldet haben.